Goldene Kommunikationsregeln für Chef*innen

Die Art und Weise, wie Chefs mit ihren Mitarbeitern kommunizieren, ist oft mindestens genauso wichtig wie der Inhalt. Diese sieben Regeln guter Kommunikation sollten Chefs kennen und verinnerlichen.
Viele der Prinzipien guter Kommunikation klingen zwar banal, sind aber immens wichtig und oft leider (noch) nicht selbstverständlich. Diese goldenen Regeln für die Kommunikation mit Mitarbeitern sollen Sie kennen und im Alltag (vor-)leben.

  1. Personalisieren Sie Ihre Kommunikation!
    Passen Sie Ihre Aussagen an den Empfänger der Botschaft an. Manche Mitarbeiter wollen gern Details wissen, manche das ganz große Bild gemalt bekommen – und manchen reicht ein knappes Fazit. Je besser Sie Ihre Kommunikation an die Bedürfnisse der einzelnen Mitarbeiter anpassen, desto zufriedener sind diese nach einem Gespräch. Und das kann dazu beitragen, dass sie sich motivierter an die Arbeit machen.
  2. Hören Sie wirklich zu!
    Gutes Zuhören ist eines der wichtigsten Prinzipien guter Kommunikation. Schweifen Sie nicht mit den Gedanken ab, wenn jemand anderes spricht. Das merkt ihr Gegenüber sofort! Zeigen Sie an Ihrer Körpersprache, dass Sie wirklich Interesse daran haben, was Ihr gegenüber sagt. Halten Sie Blickkontakt und machen Sie mit kleinen Gesten (zum Beispiel einem Nicken) deutlich, dass Sie verstanden haben, was Ihr Mitarbeiter Ihnen sagen will. Wenn Ihnen etwas unklar ist, haken Sie nach!
    Aber auch wenn es keine Unklarheiten gibt, sollten Sie auf das Gesagte eingehen. Denn sonst kann schnell der Eindruck entstehen, dass Sie nur mit „halben Ohr“ zugehört haben. Und das kann für Frust und Enttäuschung sorgen. Vor allem, wenn sich der Mitarbeiter vorher sehr viele Gedanken über das Thema gemacht und dafür einige Zeit investiert hat.
    Fassen Sie einen Beschluss, sollten Sie diesen am Ende noch einmal zusammenfassen – auch um sicher zu gehen, dass Sie und Ihr Mitarbeiter tatsächlich das gleiche gemeint haben. Das gibt auch Ihren Mitarbeitern ein gutes Gefühl.

    Das größte Problem bei der Kommunikation ist die Illusion, dass sie stattfand. George Bernard Shaw (1856-1950, irischer Dramatiker; Mitbegründer der London School of Economics)

  3. Lassen Sie andere ausreden!
    Auch diese Regel sollte eigentlich selbstverständlich sein, ist es aber leider oft (noch) nicht: Lassen Sie andere ausreden! Wenn Sie in einem Gespräch in Lauerstellung sind, bis endlich der günstige Moment gekommen ist, um Ihre Meinung loszuwerden, hören Sie dem anderen nicht richtig zu! Und höflich ist es eben auch nicht (siehe Punkt 5).
  4. Stellen Sie einfache Fragen!
    Sie erfahren am meisten, wenn Sie einfache und offene Fragen stellen. Fragen, mit denen Ihr Gegenüber eigentlich nur mit „Ja“ oder „Nein“ antworten kann oder muss, sollten Sie vermeiden. Gut sind zum Beispiel Fragen, die mit „Warum“ oder „Was“ beginnen. Fragen sollten außerdem eindeutig und klar formuliert sein. Wenn Ihr Mitarbeiter erst darüber nachdenken muß, auf was Sie eigentlich hinauswollen, ist das schlecht und wird ihn verunsichern.
  5. Seien Sie höflich!
    Nicht nur Mitarbeitern ins Wort zu fallen und sie zu unterbrechen ist unhöflich – sondern auch dem Gegenüber nicht seine volle Aufmerksamkeit zu schenken. Checken Sie also nicht während eines Gesprächs Ihre E-Mails auf dem Smartphone – und schauen Sie nicht ständig auf die Uhr!
  6. Achten Sie auf Ihren Tonfall!
    Die nächste Regel klingt zwar etwas abgedroschen, ist aber dennoch wichtig: Der Ton macht die Musik. Achten Sie immer darauf, dass Ihr Ton zum Gesagten passt, damit Ihre Botschaft richtig ankommt. Wenn Sie zum Beispiel einem Mitarbeiter sagen, dass Sie sich sehr über etwas freuen, es aber nicht danach klingt, dürfte er misstrauisch werden. Wollen Sie, dass ein Mitarbeiter etwas schnell erledigt, müssen Sie die Dringlichkeit auch über Ihre Stimme zum Ausdruck bringen.
  7. Nutzen Sie die Macht der Ich-Aussagen!
    Kommunizieren Sie so oft wie möglich aus der Ich-Perspektive. Sagen Sie also nicht: „Der Liefertermin kann wohl nicht eingehalten werden.“ Oder noch viel schlimmer: „Wenn Sie so weitermachen, kann der Liefertermin nicht eingehalten werden.“ Damit schwingt sofort – mehr oder weniger deutlich – ein Vorwurf mit. Der Mitarbeiter hat das Gefühl, sich verteidigen oder rechtfertigen zu müssen – auch wenn er vielleicht gar nichts dafür kann.
    Sagen Sie stattdessen lieber: „Ich habe Sorge, daß wir den Liefertermin nicht einhalten können.“ Damit holen Sie den Mitarbeiter in Ihr Boot und können viel besser gemeinsam an einer Lösung des Problems arbeiten.
    Auch bei folgendem Beispiel ist die Ich-Perspektive besser. Statt „Sie haben ja noch nichts erledigt.“ sollten Sie besser sagen: „Ich sehe, es gibt noch einiges zu tun.“ Damit machen Sie dem Mitarbeiter genauso deutlich, dass er noch viel zu erledigen hat – allerdings ohne dass es direkt wie ein Vorwurf klingt.